5 reglas simples para explicar información técnica a un cliente

Uno de los mayores desafíos cuando realizamos un trabajo para un cliente es comunicarle la información técnica de manera efectiva. En este post, hablaremos de cinco reglas con las que los desarrolladores podemos comunicarnos de una manera más efectiva con los clientes que no disponen de formación técnica:

1) Elige los canales de comunicación con prudencia

Todos los canales de comunicación no son iguales. Por lo que diferentes clientes preferirán diferentes canales. Teléfono, chat, vídeo, reuniones, lo que sea. Lo importante es tratar de adaptarse a lo canales favoritos del cliente. Sin embargo, también debes asegurarte de que el cliente se siente cómodo con los tuyos.

Por ejemplo, si tienes intercambios significativos en vivo, o a través de videollamada, es importante tratar de recapitular los puntos clave, ya sea por correo electrónico o cualquier herramienta de gestión de proyectos. Estas comunicaciones escritas actuarán como un valioso archivo para ti, tu equipo, y tu cliente.

2) Utiliza imágenes e información visual tanto como sea posible

El contenido escrito es esencial para una comunicación más clara. Sin embargo, cuando se trata de simplificar la información técnica, hay otro medio que debes utilizar constantemente: archivos visuales. Para las comunicaciones vía email, es importante tratar de insertar imágenes, gifs o capturas de vídeo para ilustrar tus puntos de vista.

Y debes aplicarla como tu manera de trabajar cuando estás en una reunión mostrando un nuevo proyecto. Digamos que estás en una reunión discutiendo el formato de un sitio web. No te limites a decirle al cliente que va a "quedar bien en el móvil". En cambio, dale una tableta o un smartphone y deja que el cliente lo vea por si mismo.

3) Sé empático y constante

A veces es fácil olvidar nuestro nivel de conocimientos técnicos. Sin embargo, siempre ten en cuenta que tu cliente no tiene porque compartir ni tus conocimientos ni tu experiencia. Intenta ponerte en la piel de tu cliente.

Recuerda que estás construyendo una relación, no sólo un software, aplicaciones o sitios web. Por lo tanto, en todo momento, trata de ser empático, paciente y constante. Mantén la calma y tómate tu tiempo. Especialmente durante las conversaciones o reuniones con el cliente. Estas actitudes ayudarán a apaciguar a los clientes durante los momentos difíciles, y fomentarán la confianza y el aprecio hacia tu experiencia.

4) Ofrece opciones e involucra a tus clientes en la toma de decisiones

Involucrando a los clientes en la toma de decisiones:

• estimularás su interés hacía el trabajo o proyecto;
• mejorarás su percepción de control;
• elevarás el nivel de responsabilidad compartida.

Y para ayudar a que las consecuencias de estas decisiones sean lo más transparente posible, muestraselo como opciones de negocio para ellos: Por ejemplo, la solución A dará a tus usuarios más libertad para hacer X, pero te va a costar un 25% más. Sin embargo, la solución B dará a los usuarios la libertad limitada para hacer X, pero reducirá los costes en un 15%. En tu opinión, ¿merece la pena el aumento en el precio otorgar más libertad a los usuarios?

5) Aprende dónde trazar la línea

Como hemos visto, simplificar la información técnica tiene un enorme valor para ambas partes. Pero también tiene sus inconvenientes. Si tratas de simplificar en exceso, es posible que pierdas un tiempo valioso para tí y tus clientes explicando toda la información al detalle. Por lo que es importante saber cuándo no vale la pena. No dudes en utilizar analogías simples para exponer tu proyecto.

Por supuesto, la línea se trazará en función del nivel de conocimientos técnicos de tu cliente y la profundidad de tu relación. Y si un cliente pide una respuesta explícita, siempre debes tratar de proporcionarle una. De lo contrario, ¡no dudes en pedirle que confíe en tí!